Généralités

Le prêteur est la Bnu.

L’emprunteur est le musée ou l’institution qui emprunte la ou les pièces pour une exposition temporaire auprès de la Bnu. La personne désignée comme responsable de cet emprunt, en règle générale le directeur de l’établissement ou l’élu président la collectivité dont il dépend, a le pouvoir de représenter juridiquement l’emprunteur et de signer les conventions de prêt fournies par la Bnu.

Les dates de réunions de la commission de prêts en 2025 sont :
le 4 février, le 1er avril, le 16 juin, le 6 octobre et le 1er décembre. 

Avant de demander une œuvre en prêt

L’emprunteur peut accéder

• au catalogue informatisé des collections à l'adresse : https://biblio.bnu.fr/

• aux archives et manuscrits sur : http://www.calames.abes.fr

• aux collections numérisées sur : www.numistral.fr

Il peut, le cas échéant, se rendre à la Bnu pour consulter la base de données sur place.

Il est ensuite impératif de prendre contact avec un responsable de collections via ce formulaire : rendez-vous avec un bibliothécaire pour préciser la demande et la valider son objet.

Formaliser la demande de prêt

Une fois cette validation effectuée, une demande officielle de prêt, écrite, doit être adressée au directeur de la Bnu  à l’adresse :

Bibliothèque nationale et universitaire
Régie d’œuvres
6 place de la République
BP 51029 -67070 Strasbourg Cedex

En cas d’exposition à l’étranger, un délai supplémentaire est à prévoir pour l’obtention de l’autorisation de sortie temporaire du territoire.

Ce courrier doit préciser le nom de l’établissement emprunteur ainsi que celui de son responsable, le(s) lieu(x), dates et titre de l’exposition ainsi que la liste des œuvres demandées avec leur cote ou numéro d’inventaire.

Cette demande, pour être complète et examinée par la commission des prêts, doit être accompagnée d’un document indiquant les conditions d’exposition (facility report) ainsi que du synopsis de l’exposition.

Les conditions d’exposition des œuvres concernent la sécurité, la température, l’humidité relative et l’éclairage. Le cahier précise les clauses générales, qui peuvent être modulées pour chaque œuvre dans la convention de prêt définitive. Les systèmes de sécurité et de lutte contre les risques de vol, d’incendie et de dégât des eaux sont également modulables selon le type et la nature de chaque œuvre.

Le dossier, complet, doit parvenir à la Bnu au plus tard un mois avant la date de la commission et 6 mois avant l'ouverture de l'exposition. Les dates des commissions sont rendues publiques sur le site internet de la Bnu : www.bnu.fr

La commission des prêts et dépôts

Après réception de la lettre officielle, un courriel d’accusé de réception de la demande sera adressé à l’emprunteur par le régisseur d’œuvres qui assure l’instruction et le suivi des dossiers de demande de prêt.

Une commission d’établissement statue chaque trimestre sur les demandes officielles de prêt qui ont été régulièrement transmises à la Direction.

La commission se réserve le droit d’accorder, limiter ou refuser la demande de prêt en fonction des éléments suivants :

• cohérence et pertinence du projet scientifique par rapport aux œuvres demandées ;

• état de conservation des œuvres demandées ;

• conditions d’exposition (sécurité, protection, conditions climatiques, éclairage) ;

• durée de l’exposition (16 semaines maximum, transports inclus, sauf exceptions) ;

• disponibilité de l’œuvre ;

• statut de l’œuvre et éventuelles clauses juridiques restrictives.

La décision de la commission des prêts sera communiquée aux organisateurs, par courrier postal, accompagnée des documents suivants:

• Pour les demandes accordées : des conventions de prêts avec les valeurs d’assurance et les conditions particulières d’exposition et de régie

• Pour les demandes refusées : des motifs du refus

En cas d’accord assorti de conditions particulières d’exposition ou de régie, l’emprunteur dispose d’un délai d’un mois pour faire savoir s’il les accepte.

Toute œuvre empruntée qui ne serait pas exposée, pour quelque raison que ce soit, doit être restituée à la Bnu dans les 15 jours ouvrables après le début de l’exposition. La Bnu se réserve le droit d’interrompre le prêt des œuvres à tout moment en cas de non-respect des conditions d’exposition requises.

Frais à la charge de l’emprunteur

Les prêts d’œuvres de la Bnu pour des expositions de partenaires publics ou privés à but non lucratif sont gratuits, que l’entrée à ces expositions soit gratuite pour le public ou non. Cette gratuité ne s’applique qu’aux œuvres destinées à être montrées au public pour leur intérêt artistique, scientifique ou historique. Pour une autre utilisation des œuvres (par exemple pour les intégrer dans une création d’art contemporain ou pour créer un cadre scénographique dans une installation d’autres œuvres), la Bnu se réserve le droit de percevoir un droit de prêt.

Si le prêt d’œuvre est gratuit, l’emprunteur aura cependant à sa charge les coûts suivants :

 • L’assurance des œuvres empruntées. L’assurance des œuvres doit être effective pour le transport et la durée de l’exposition à la valeur indiquée par le prêteur. L’assurance demandée doit être « clou à clou » et couvrir tous les risques. L’enlèvement des œuvres ne peut se faire tant que la Bnu n’a pas reçu leur attestation d’assurance.

• Les frais de couverture photographique de sauvegarde des pièces empruntées pour lesquelles la Bnu ne possède pas de cliché existant ;

• Les mouvements des œuvres, selon le caractère particulièrement précieux de l’oeuvre :

• Au minimum, le transport, l’emballage et l’installation doivent être effectués par un transporteur spécialisé. La Bnu se réserve le droit de valider le choix du transporteur et les conditions d’emballage au regard des conditions de sécurité et de conservation des collections ;

• Dans certains cas, le convoiement par un voire deux membre(s) de l’équipe de la Bnu est demandé. Les frais de transport, d’hébergement et per diem du convoyeur sont à la charge de l’emprunteur. La présence du convoyeur de la Bnu est obligatoire à chaque étape du mouvement des œuvres : emballage, enlèvement, transport, livraison, installation, démontage, retour des œuvres. Les indemnités sont fixées forfaitairement à soixante euros (60,00 €) par jour, sont versées directement au(x) convoyeur(s) pour couvrir ses frais quotidiens de restauration, de séjour et de transports locaux (hors hébergement qui est réglé directement par l’emprunteur) au début de son séjour et doivent couvrir un séjour dont la durée s’échelonne comme suit :

  • Strasbourg et Eurométropole : pas d’indemnité

  • Alsace hors Eurométropole : une journée

  • France hors Alsace : 2 jours et une nuit

  • Europe hors France : 3 jours et 2 nuits

  • hors Europe : 5 jours et 4 nuits.
     

• Les frais de restauration. Le cas échéant, certaines œuvres particulièrement fragiles ou en mauvais état de conservation peuvent nécessiter des mesures de restauration conduites sous le contrôle de l’atelier de restauration de la Bnu, soit directement par lui soit par un atelier prestataire. Ces mesures sont prises avant le départ en prêt s’il y a lieu ou pendant et après le prêt, en cas de dommage.

• Les frais de montage, d’encadrement et de soclage. Le cas échéant, les frais de montage et d’encadrement des documents graphiques et photographiques et de soclage des œuvres sont également à la charge de l’emprunteur. Le système de soclage ou d’encadrement doit être validé au préalable par l’atelier de restauration de la Bnu et, dans certains cas, accrochage et soclage doivent être réalisés en présence du convoyeur de la Bnu.

Photographie et reproduction des œuvres prêtées

Les demandes de reproductions d’œuvres de la Bnu sont à adresser, prioritairement et le plus en amont possible, au service de numérisation à la demande. Les reproductions photographiques sont exclusivement réalisées par l’atelier photographique de la Bnu. Pour chaque prestation, un devis personnalisé sera envoyé. Il est établi par le service de la numérisation à la demande, en fonction du document concerné, des travaux éventuels de restauration à réaliser au préalable, du travail de numérisation à effectuer, du nombre de fichiers à transmettre et du délai de livraison. Les travaux de numérisation sont réalisés après signature du devis valant accord.  Les tarifs en vigueur au 1er avril 2019 se trouvent dans la liste des tarifs des services, produits et prestations (numérisation à la demande).

Il est important de transmettre des demandes précises, notamment en ce qui concerne le procédé technique souhaité, le mode d’envoi (normal ou prioritaire) et la ou les pages à reproduire pour les documents reliés.

Pour les œuvres sous droit, il est impératif de fournir l’autorisation de l’auteur ou de ses ayants-droits.

Les fichiers images produits par la Bnu et les reproductions numériques provenant des collections de la Bnu sont librement réutilisables selon la Licence Ouverte/Open Licence et ne donnent pas lieu au paiement d'une licence en vue de leur réutilisation même commerciale. La seule requête est que la diffusion des documents soit accompagnée de la mention de source "Coll. et photogr.  Bnu de Strasbourg".

Exemplaires de catalogue

En cas d’édition d’un catalogue de l’exposition montrant des œuvres prêtées par la Bnu, l’emprunteur devra envoyer à la Bnu trois (3) exemplaires de ce catalogue.

Demande de prolongation

En cas de prolongation d’une exposition montrant des œuvres de la Bnu, une demande de prolongation des prêts doit parvenir au moins un mois avant la fin initialement prévue de l’exposition. La Bnu se réserve le droit de refuser cette éventuelle demande. Dans le cas où une prolongation est acceptée, un avenant à la convention est envoyé à l’emprunteur. Ce dernier a l’obligation de fournir à la Bnu une attestation d’assurance correspondant à la période supplémentaire.